May 31, 2013

Fundamentos del negocio

Compras inteligentes: Cuatro formas de aumentar los beneficios

Por Ed Avis

Si su restaurante es como la mayoría, probablemente le hará feliz cada dólar que le quede en el banco a final de mes. La administración del proceso de compra puede aumentar esa suma.

Si bien hay cursos universitarios enteros que se ofrecen sobre esta materia, hemos descubierto para usted cuatro consejos que cualquier propietario de un restaurante mexicano puede aplicar rápidamente:


Analice el menú

Las compras inteligentes comienzan con un menú bien planificado. Cuando considere el uso de nuevos productos para su menú, piense en el efecto a largo plazo que tendrán en el inventario de cada ingrediente. Estas son algunas de las preguntas que debe responder:

*¿Podrá conseguir los ingredientes necesarios para preparar el plato fuera de temporada?

*¿Cómo afectará la venta de ese nuevo plato a las necesidades de almacenamiento de otros platos del menú?

*¿Puede usar ingredientes que ya tiene almacenados para preparar los nuevos platos del menú?

Según Rupert Spies, profesor experto en administración de alimentos y bebidas de Cornell University, es importante examinar con regularidad los ingredientes para eliminar cosas que no necesite.

“Mire el inventario y pregúntese: ‘¿Realmente necesitamos cinco tipos diferentes de aceitunas? ¿Nos basta con tres tipos? ¿Y con dos?’. Es un tira y afloja”, explica Spies. “Eso es lo que debe hacer un buen encargado de compras”.

En Margarita’s, una cadena de 23 restaurantes del noreste del país, las nuevas ofertas del menú a veces surgen de los concursos entre el propio personal, según comenta Brisbane Vaillancourt, director de capacitación de Margarita’s. Un requisito clave para el proceso de selección: el restaurante debe ser capaz de conseguir fácilmente todos los ingredientes.

“Repasamos la lista y nos preguntamos: ‘¿Es esto algo que podemos hacer en el restaurante generando beneficios? ¿Es algo que podemos obtener?’ ”, señala Vaillancourt.


Escriba un libro de especificaciones

Toda cocina de restaurante debe tener un libro de referencia con una descripción detallada de cada ingrediente.

“Las especificaciones son el marco de todo lo que hacemos”, explica Spies.

¿Por qué son tan importantes las especificaciones? Las especificaciones contribuyen a proporcionar una experiencia uniforme para los clientes —sus chiles rellenos sabrán siempre igual cuando los pida un cliente— y le ayudarán a determinar exactamente la cantidad que debe comprar.

Los detalles que debe incluir un buen libro de especificaciones son los siguientes:

USO. Por ejemplo, si utiliza cebolla en la salsa, tal vez prefiera usar un tipo diferente de cebolla que la que usa en las fajitas.

NOMBRE DEL PRODUCTO. ¿Prefiere un tipo específico de tomates? Indíquelo específicamente.

CALIDAD. La mayoría de los proveedores ofrecen los niveles de calidad normal, mejor y superior. Tal vez prefiera pollo de la mejor calidad para un plato que ofrece una pechuga entera, y pollo de menor calidad para burritos que contienen pollo troceado.

TAMAÑO. Algunos productos se miden al peso (un filete de 12 onzas) y otros por unidad (camarones).

PREFERENCIA DE EMPAQUETADO. ¿Quiere que las pechugas de pollo estén empaquetadas individualmente? ¿Quiere contenedores de masa reciclables? ¿Quiere que los paquetes estén fabricados con materiales reciclados?

MÉTODO DE CONSERVA. ¿Prefiere la variedad fresca, congelada o enlatada?

MADUREZ. ¿Usará los aguacates el mismo día que los reciba, o los conservará una semana?

FECHA DE EXPIRACIÓN. La fecha que acepte dependerá de lo rápido que se usará el producto.

En el Salamandra’s Mex Grill de Grayson, Georgia, Carlos A. Cisneros, jefe ejecutivo, especifica al menos cinco características de cada producto.

“Cuando se añade un nuevo ingrediente al menú, escogemos el que más nos gusta e incluimos una descripción, la marca, la presentación, el precio y el número de producto que usa el proveedor”, explica Cisneros.

¿Qué sucede si no hay especificaciones? El distribuidor establecerá las especificaciones por usted y le ofrecerá lo que haya disponible, aunque no sea lo que usted realmente quiere.


Sea el restaurante al que ningún proveedor puede engañar

Algunos clientes lo comprueban todo detenidamente, y otros no. Desafortunadamente, algunos proveedores se aprovechan de eso. No sea un restaurante al que se pueda engañar; compruebe todos sus pedidos con cuidado cuando llegan para asegurarse de que usted recibe exactamente lo que pidió.

“Los proveedores prestarán más atención a la calidad que le ofrecen si saben que su procedimiento de inspección incluye comprobar atentamente los productos recibidos. No le van a traer a usted tomates pasados: se los pasarán a otro que normalmente no comprueba los pedidos”, señala Cisneros.

¿Con qué frecuencia tiene problemas con las entregas? Cisneros asegura que no se producen con mucha frecuencia en su restaurante, porque Salamandra’s sólo trabaja con unos cuantos proveedores leales y fiables.

“Nosotros no salimos de compras todos los días como hacen muchos restaurantes. Nosotros somos leales con nuestros proveedores y ellos lo son con nosotros”, añade Cisneros. “Si algo no está bien, ellos saben como arreglarlo rápidamente. De lo contrario nosotros buscaremos otro proveedor y ellos perderán un cliente cada semana, no sólo de vez en cuando”.


Evite el hurto

Por su cocina pasa una buena cantidad de dinero, y donde hay dinero normalmente hay tentación. Considere esta tristemente frecuente situación: El conductor del camión de reparto se hace amigo del empleado que se encarga de comprobar los pedidos recibidos, y un día le hace una proposición: “Tu me aceptas una factura de productos de calidad A, yo te doy calidad B y nos repartimos la diferencia”. Esta es una oferta tentadora y difícil de detectar, especialmente si cada semana se procesan miles de dólares en facturas en el restaurante.

Otro problema muy común es la oferta de regalos a cambio de tratamiento preferencial.

“Si yo soy un proveedor, voy a su restaurante y le digo ‘Aquí tienes estos productos (para que los compres). Por cierto, tengo un par de entradas para el juego de béisbol’, resulta difícil decir que no”, explica Spies.

¿Cómo se pueden evitar estos problemas tan comunes que reducen nuestros beneficios?

En primer lugar, pida que dos personas participen en las decisiones, en la inspección de las entregas y en la aprobación de las facturas. Si concentra el poder en una sola persona, aumenta la oportunidad de que haya una cierta corrupción.

Entonces, si usted es el gerente o el director general, haga notar su presencia en todos los lugares del restaurante, aunque crea que está demasiado ocupado para dejar la oficina. Si la gente sabe que usted se pasea frecuentemente por el restaurante, habla con los empleados y supervisa entregas aleatoriamente, la tentación del hurto se reducirá.

Una gestión atenta de los procedimientos de compra añadirá más trabajo a su ya completo horario, pero también mejorará sus resultados unos cuantos dólares cada día.

May 31, 2013

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